Confira as principais mudanças e os prazos
A partir de 2024, as contas do Google Drive disponibilizadas para a comunidade USP sofrerão algumas alterações em seu armazenamento.
Apesar disso, é importante ressaltar dois pontos:
- O serviço de e-mail continuará exatamente com o formato atual. Todas as funcionalidades e capacidades serão mantidas.
- Em relação ao Google Drive serão mantidas todas as atividades acadêmicas.
Os usuários poderão utilizar os seguintes valores sem nenhum pedido adicional:
– Docentes e contas institucionais: 100 Gigabytes
– Funcionários e Alunos: 20 Gigabytes
Em casos em que a demanda acadêmica for superior ao volume definido, deverá haver uma solicitação por parte do interessado, com justificativa plausível. Tais solicitações deverão ser enviadas para sti@fmrp.usp.br. A STI-FMRP reunirá as solicitações, encaminhará para diretoria para devida anuência e enviará para STI-SP para avaliação.
As justificativas para o aumento de cota devem ser enviadas o mais breve possível!
O uso dos valores determinados não será permitido para uso privado, por exemplo, para uso em empresas particulares e cinematecas para uso pessoal.
Segue abaixo as questões e considerações sobre as limitações da utilização dos serviços de armazenamento Google-drive fornecidas pelas STI-SP:
1) Qual é o prazo que as pessoas têm para adequar seus espaços utilizados no armazenamento do Google? Quando essa nova política de cota será implementada?
O prazo é de 12 meses a partir de abril de 2023. A política de cotas começará a ser aplicada em julho de 2023 e valerá para todos os dados existentes. A partir dessa data, não será possível fazer upload e nem edição de arquivos no Google Drive para aqueles que estiverem acima da cota. Os e-mails continuarão a ser entregues, mesmo se o uso estiver acima da cota estabelecida.
2) Quais as consequências da não redução?
A não redução irá impedir o usuário da conta de acrescentar novos arquivos e editar os documentos atuais do Google Drive.
3) O que irá ocorrer com as contas que estiverem com cota superior às estipuladas no ofício e que não forem reduzidas, isto é contas de alunos e funcionários 20GB, contas institucionais e de docentes 100GB?
Não desejamos que isso ocorra, pois, se não houver redução no uso e não conseguirmos atingir a cota do convênio, toda a comunidade será impedida de gravar e editar arquivos no Google Drive e esta situação poderá gerar custos adicionais à USP. Por isso, contamos com a colaboração de todos para que a otimização do uso ocorra sem contratempos.
4) Será possível solicitar mais espaço no Google Drive via pedido formal com anuência do dirigente?
Sim, existirá a possibilidade solicitar espaço adicional. Esse espaço será disponibilizado em outro serviço de armazenamento, mais barato, com qualidade, alta disponibilidade, adequado para arquivamento e compartilhamento.
5) As contas institucionais tem limite de 100GB, assim as contas institucionais que forem criadas a partir de agora terão acesso ao Google Drive?
O limite estabelecido se aplica a todos os dados gerados pela conta, sendo eles arquivos e e-mails. A “conta institucional” é uma ferramenta disponibilizada para comunicação institucional. Nesse caso, somente o serviço de e-mail é previamente liberado, sendo necessária a solicitação da liberação do Google Drive por ofício assinado pelo dirigente da instituição e direcionado à STI.
6) Esta cota se aplica também aos Drives Compartilhados que atualmente estão limitados a 100GB? O que acontecerá com os arquivos destes Drives?
Não. Com a contratação do novo serviço de armazenamento, os Drives Compartilhados deverão ser excluídos e o seu conteúdo migrado. Atualmente, os Drives Compartilhados que tiveram o seu uso justificado por ofício terão seus arquivos migrados, pela STI, para o novo ambiente durante o ano de 2023.
7) Foi informado que o espaço em disco referente ao email continuará sendo ilimitado, e o espaço referente ao google fotos está incluído na limitação acima ou é contabilizado de forma separada?
O espaço contabiliza todos os dados gerados pela conta, incluindo e-mails, fotos, arquivos, gravações do Google Meet, aulas no Google Classroom, Google Form e demais serviços. Porém, o limite de cota não impede o recebimento de e-mail. Cabe informar que o Google Fotos não é um serviço atendido no convênio Google Workspace Educacional e a desativação deste serviço nas contas ativas está sendo analisada.
8) Fomos informados via email no dia 31/01/2023 na lista gestores-ti que a Superintendência estava analisando a aquisição de outro serviço similar, inclusive elaborando um edital para a aquisição do serviço, atualmente existe alguma previsão para este serviço entrar em operação visando aumentar a quantidade de espaço destinado aos usuários que estão com limite superior ao definido no ofício?
Após uma análise de diversas opções e provedores de serviços de armazenamento em nuvem, optou-se por utilizar o Google Cloud Storage, que ainda está em fase final de contratação. Essa solução é a de menor custo e que se adequa de forma mais eficiente às necessidades de arquivamento de documentos. A contratação desse serviço está em andamento e a expectativa é de estar disponível em junho de 2023.
9) Neste mesmo email descreve que estava em andamento a definição de uma política de uso de armazenamento, esta política seria muito interessante para auxiliar os trabalhos das unidades, ela já está definida?
A política de uso se baseará em leis e portarias existentes que já determinam que o uso de recursos computacionais, incluindo armazenamento, deve ser somente para dados relacionados às atividades fim da universidade, sendo vedado o uso para atividades de cunho pessoal e privado.
10) Será possível mover os arquivos entre as contas *.usp.br para uma conta gmail.com que tenham espaço suficiente?
Sim. Há um roteiro do Google apropriado para esta situação que pode ser acessado através do link https://support.google.com/accounts/answer/6386856. Mesmo sendo um recurso oferecido pela Google, é importante verificar se os dados foram totalmente copiados. Em testes recentes, foi verificado que gravações do Google Meet não foram transferidas e o processo de cópia foi demorado em contas com um grande número de arquivos. Também há processos manuais. Você pode fazer download dos arquivos do Drive no seu computador e movê-los para o Drive na nova conta, ou também pode compartilhar os arquivos com a nova conta e fazer a cópia diretamente entre os serviços. Em todos os processos, após a cópia, é importante remover os arquivos da conta original para liberar espaço.
11) No e-mail enviado não foi mencionado cotas para as contas alumni.usp.br. Qual será a cota para estas contas e o que acontecerá com as contas Alumni acima da cota?
A situação dessas contas está sendo tratada entre STI, Reitoria e respectivas Pró-reitorias e ainda não está definida.
12) No site do Alumni ainda menciona que o Google Drive é ilimitado. Porque o limite será aplicado somente nas contas @usp.br?
A situação dessas contas está sendo tratada entre STI, Reitoria e respectivas Pró-reitorias e ainda não está definida.
13) Todos os membros da comunidade USP (funcionários, alunos e docentes) serão informados sobre as limitações de armazenamento?
Sim. A STI juntamente com a Superintendência de Comunicação da USP está preparando várias divulgações para a comunidade USP. Nas próximas semanas serão enviados e-mails, comunicação no Jornal da USP e também nas redes sociais acadêmicas.
